Microsoft Acces

     Microsoft Acces 

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. 

Jenis Database Dalam Access 2007

Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut antara lain :

Obyek	Fungsi
Table	Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query	Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form	Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report	Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu :

Ø Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).

Ø Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

Ø Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

1. Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007

1. Pengertian Tabel

Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.

Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.

Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel :

Jenis Data	Keterangan
Text	Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.
Memo	Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number	Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.
Date/Time	Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam, menit.
Currency	Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
AutoNumber	Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No	Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Ole Object	Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
Hyperlink	Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard	Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

2. Merancang Tabel

Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :

a. Buka Ms.Acces, kemudia pilih Data base Blank 

b. kemudian pilih Cread lalu table disign

c. Maka secara otomatis Kita akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama Data Identitas Pasien. Lalu tekan OK.

d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.

e. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :

f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.). 

g. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.

h. Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Kita buat pada field di sebelahnya.

i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalnya nama field No RM (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name No RM) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut :

· Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : No RM. 

 · Pilih tab Design => klik Primary Key.

j. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :

Perintah	Kegunaan
Field Size	Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut
Format	Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask	Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar
Decimal Place	Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption	Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
Default Value	Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali
Validation Rule	Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Kita masukkan dalam sebuah database
Validation Text	Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
Required	Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length	Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null
Indexed	Untuk membuat index pada field yang disorot

k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.

2.Form

1. Membuat atau Merancang Form

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record record yang memenuhi kriteria tertentu.

2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard

Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.

Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :

Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :

a. Buka tabel Data Identitas paien

 b. Klik tab Create.

c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.

 d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.

Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.
e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :

§  Columnar

§  Tabular

§  Datasheet

§  Justified

Pilih Columnar lalu klik Next.

f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.

g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form tersebut, kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.

h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut: 

3. Membuat Report dengan Fasilitas Report Wizard.

Sebuah report dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas report wizard. Cara untuk membuat report dengan report wizard adalah sebagai berikut :

Ø Buka Database Data Identitas Pasien yang telah dibuah sebelumnya.

Ø Klik tab Create.

Ø Klik Report wizard yang ada di bagian reports.

Ø Pada form Report wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:

· Pada kotak daftar pilihan Table/report, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan, misal:

- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NO.RM, NAMA PASIEN, TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR, AGAMA, JENIS KELAMIN, DAN ALAMAT

- Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan KETERANGAN.

· Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

Ø Pada bagian ascending pilih NORM, lalu klik next

Ø  Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Open the report to view information (melihat hasil report dalam bentuk tabel) atau Modify the report design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.

Ø  Maka tampilan format repot akan di tampilkan sebagai berikut

4. Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :

Ø Buka Database Data Identitas Pasien yang telah dibuah sebelumnya.

Ø Klik tab Create.

Ø Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.

 Ø Pada isian New Query,
 ØPilih Simple Query Wizard lalu klik OK.

Ø Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:

· Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan, misal:

- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NO.RM, NAMA PASIEN, TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR, AGAMA, JENIS KELAMIN, DAN ALAMAT

- Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan KETERANGAN.

· Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

Ø| Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian pilih Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish.

                  ØMaka query akan di tampilkan dalam mode design

Ø Kemudian masukkan perintah pada kolom kriteria contonya yaitu [Masukkan no RM] yang akan muncul ketika kita mencari(Run) suatu no RM

Ø Kemudian Run maka kotak Run akan muncul maka masukkanlah salah satu no RM yang terdapat pada database yang tersedia 

 Ø Kemudian klik ok  maka akan di tampilkan database dari No RM yang telah di masukkan seperti gambar berikut

MEMERIKSA HASIL UPDATE MELALUI REPORT

1. Buka kembali file basis data Database Identitas pasien

 2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.

3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih, akan muncul gambar berikut.

 4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu, atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next. 

 5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru), kemudian klik Next. 

 6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang dipilih Columnar dan Orientation yang digunakan portrait seperti pada gambar. 

 7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.

8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. 

 9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.

10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.

 11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.

12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report dengan memasukkan no RM pada kotak Run

Ø Cara Membuat Control Buttom pada Microsoft access 2007

Control Button adalah kontrol fungsi tambahan pada Form yang memang sudah tersedia dalam Microsoft Access seperti halnya Microsoft Access 2007 ini. Kontrol button ini dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk memudahkan menjalankan aplikasi sederhana dalam Microsoft access 2007.

Langkah-langkah membuatnya dapat dilakukan seperti dibawah ini. Perlu diketahui untuk menambahkan control button form harus diaktifkan terlebih dahulu.

Langkah-langkah memasukannya sebagai berikut:

1.       Klick Design pada menu

2.       Klick Button
 

3.       Klick kanan Design pada menu lalu pilih Button Control yang diinginkan. Sebagai contoh kita akan manambahkan Control Button untuk menambah data. 

4.       Tandai Add Record

5.      Klick next

6.      Klick Next

7.     Kemudian simpan dengan nama yang anda inginkan . 
 

8.      Klick Finish

9.   Kemudian   Klick View untuk melihat hasilnya.



semoga berguna.............!!!!

Read More